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档案信息网络化管理若干问题的思考
2018/3/23 阅读次数:[738]
盐城市亭湖区政法委  顾洪梅
 
        信息技术是当今世界创新速度最快、通用性最广、渗透性最强的高新技术之一。在一个新时代的环境下,以网络为载体的信息化已深入到社会生活的各个领域。适应信息化浪潮的迅猛发展趋势,加快档案信息自动化系统建设,实现档案工作各个环节的计算机化,是实现档案工作现代化,提高档案系统整体功能的物质技术基础和重要手段。
档案信息自动化系统是一项需要运用多种学科知识,多专业配合,多部门协作,多环节配套的复杂系统工程。针对目前信息化管理现状和存在问题,从实际出发,加强对档案信息自动化系统管理,着手建立纵向一体、横向连接、数据自动处理、信息快速传递、资料分级可视的综合网络是十分必要的。加强管理的指导思想,一是要积极进取,开拓创新,争取条件采用先进技术;二是要充分掌握系统的综合性、系统性、统一性,统筹兼顾,全面安排,调动各方面的积极性;三是要从现实出发,循序渐进。如何提高应用水平,需要深入考察与自动化系统相关的诸多方面的情况及变化趋势,分析存在的问题,寻求解决的途径。
        一、推进网络化,必须提高档案标准化、规范化水平
目前,档案信息自动化系统的现状是档案标准化、规范化滞后和应用软件多乱,这些都严重影响了系统整体水平的提高。目前系统的主要矛盾不是硬件设备的缺乏,而是硬件的功能并没有充分发挥。对这一问题取得共识是系统建设思想上的一次飞跃,它使我们的观察视野从计算机系统扩大到整个档案信息管理。这一认识上的转变给我们的启示是:档案信息网络化的内涵包括档案工作的各个方面和各个环节,其中首要的是档案业务要规范,档案标准要建立健全和真正实施。档案标准和规范本身也是一个系统工程,要推进档案自动化建设,必须抓好档案标准化、规范化,掌握好两者相辅相成、互相促进的辩证关系。
    二、网络化建设要着眼于提高系统的整体水平
    根据系统论思想和集成化要求,档案信息自动化建设的着眼点应是整个系统,组成系统的纵向和横向的各个节点都应达到一定水平,并通过网络加以联通,这样才能发挥整体优势,提高系统的综合能力。部分节点甚至一个重要节点的障碍,都可能造成系统的梗阻。当然,要求每个节点的装备水平和应用能力齐头并进是不现实的,不可能“齐步走”。鼓励和支持先进单位提高水平,在一些单位进行较高水平的试点,以取得值得推广的经验,对整个系统是有利的,但其基本出发点应是为了提高系统的整体水平,只有少数先进的节点不可能组成先进的系统。
    三、有重点地抓好数据库建设
    目前档案信息网络化系统从总体上看仍处于由文件处理向信息管理系统的过渡阶段,完成这一步的关键在于数据库建设。开发和建设数据库系统是档案信息工程的核心和基础,是工程的主体。数据库的含义是依托先进的信息技术对资料进行科学的管理和方便的使用。建立数据库系统是一项长期的任务,要经过由低到高、由单个到群体的循序渐进过程。经过试点,数据库经验中最主要的有:领导重视,统一认识,坚持计算机技术人员同档案业务人员协同配合;面向应用,建立“活库”,以利用频率和使用效率考核数据库的“活性”;突出重点,由单一库向系统库发展等。当前若能把综合数据库的完善提高和各单位档案目录库建立起来,通过网络联接形成开放的分步式数据库群,将使自动化系统效率大大提高一步。
       四、建立“电子文件(档案)数据管理中心”。
       档案室与企事业单位信息管理部门可加强密切配合,建立“电子文件(档案)数据管理中心”。该中心设在企事业单位档案室,是企事业单位信息资源库的重要组成部分。电子文件(档案)数据管理中心集中管理网站内各单位的归档电子文件,并在网站上提供有限制性或非保密电子文件查询、利用服务,实现电子文件信息资源共享。其优点是覆盖面广,内容丰富,利用率高。目前在单机上形成的电子文件的收集工作,已成为档案管理部门不容忽视的问题。与传统纸质档案收集有很大差异的是,许多电子文件的形成通过下载和上传就完成了,因此,可以改变传统工作模式,在网页上建立电子文件自动上传的工作窗口,在第一时间将其收集到,并在档案室的服务器上归档。例如:为了方便下级或管理部门、互联网上用户通过网站传送自己单位非保密的档案全文,档案室自行开发了“电子文件全文自动上传归档系统”。该软件可以利用身边联入网站的计算机,足不出户就可将电子文件全文自动上传到档案服务器归档,而不需跑到档案室,也不必交任何光盘或软盘。
       五、建立健全电子档案的管理制度
  无规矩不成方圆,任何行业要取得发展都需要有一个坚实的制度保障,电子档案的管理亦是如此。我们可以从三个方面入手,全面完善电子档案的制度管理。第一,明确分工。档案管理包含的层面很多,不仅有档案的录入,还包括档案的整理、分类等,应实行专人负责制。第二,制定出明确、合理、科学的档案分类归档标准,这既便于档案的整理,也便于日后的档案查阅。第三,对档案的真实性予以严格鉴定,电子档案在发送和接受时要通过电子网络,信息的安全难以保证,所以档案管理人员在接收档案时要对档案的内容进行严格鉴定,避免出现虚假档案。
       六、加强横向联合,实现信息资源共享。
      随着信息时代的发展,人类的知识和信息总量在急剧增长,面对浩瀚繁杂的文献情报,任何一个文献部门都不可能将所有知识和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用。因此,必须打破档案、图书、情报等部门各自为政的局面,建立一个完整的社会信息系统,实行一体化管理,充分发挥整体优势。而建立联合目录,实行资源共享,正是建立社会信息系统的前提条件和核心内容之一。建立联合目录是用统一的著录格式和编排,实现资源共享能使档案、图书、情报等文献部门相互分享各自的资源,使利用者很方便地获得更多、更广泛的知识、信息、情报。通过建立联合目录,形成网络,实现资源共享,使各文献部门充分挖掘资源潜力,实现文献资源互补,提高馆(室)藏资源利用率,避免不必要的重复和浪费,因而也可有效地缓解存储空间拥挤、人员及资金紧张等矛盾,有利于档案室朝着有侧重、有特色、专业化、系统化的方向发展,更好地满足多方面的需要。
      七、实事求是地改进管理体制
      集中统一是管理任何社会化大生产所必需的方式,人机结合是网络化系统的建设方针,其含义为档案业务人员直接使用微机开展工作,这亦是研究网络化系统管理时必须考虑的原则之一。档案信息网络化系统的管理体制,要能使高度集中管理和方便使用相结合。目前我国档案信息网络化系统的管理体制,同时存在集中统一管理不力和使用不方便的问题,主要方面是集中统一管理不力,这同我国档案工作是在各专业基础上发展起来的和系统建设从“微机起步”有关。应下决心解决分散现象,从管理制度上保证业务技术规范、标准,硬软件的选用,上下各个层次和各专业办公自动化等都应纳入统一的档案信息网络化系统管理之中,实行集中统一管理,不能各行其是自建系统,造成信息分割和资源浪费。
总之,单位档案网络化管理是机关单位长期发展的一项重要任务,同时也是一项较为庞大的工程,要通过各科室的努力一起做好档案网络化管理。
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